退職に必要な書類とは？【手続きの流れや転職に必要な書類も解説します】

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一か月前までに退職の意思表示や退職日を決定する

退職するためには、一ヶ月前までに退職の意思表示や退職日を決定しておきましょう。原則として、退職届は退職する日の2週間前に提出しなければいけません。その日までに退職の意向を上司に伝えればいいのではと考えている人もいるかも知れませんが、退職の意思表示はどのくらい前までにするのかなどは就業規則に明示されています。殆どの企業では1ヶ月前までに申告することになっているため、退職の意向を固めたら退職したいと考えている1ヶ月前までに上司に相談するようにしましょう。

退職届を提出し仕事の引継ぎを行なう

退職するまでに、退職届の提出を行い仕事の引き継ぎを行います。退職の意志を伝え退職日が決まったら、退職日の2週間前までに退職届を出しましょう。企業によっては退職届のフォーマットが決まっている場合があるため、退職届を作成する前に確認しておく事が大切です。また退職が決まった場合は、現在行っている業務を誰かに引き継ぐ必要があるため、スムーズに引き継ぎを行えるようにスケジュールや引き継ぎ資料を作っておくようにしましょう。

備品を返却する

退職当日までには、備品の返却を忘れずに行いましょう。社員証やPC、会社携帯などの貸与を受けていればそれらの備品を返却するのは当たり前ですが、取引先と交換した名刺や制服・事務用品なども返却が必要です。また社費で購入したものなども、会社の所有物に該当するため返却しなければなりません。通勤定期券や社用車に使うガソリンカードなど、企業によって付与されている備品は異なるため返却が必要なものに関しては人事に確認しておきましょう。

雇用保険被保険者証

退職するときには、雇用保険被保険者証を受け取ります。雇用保険被保険者証とは、雇用保険に加入していることを証明する書類です。企業に在籍している間は基本的に会社が保管していますが、退職する際には被保険者本人に返却されるようになっています。自分で保管している間に、もし紛失してしまった場合はハローワークで再発行してもらうことが可能です。雇用保険被保険者証は転職をする際や失業手当の給付を申請する際に必要になるため大事に保管しておきましょう。

源泉徴収票

退職の際には源泉徴収票の受取りを忘れないようにしましょう。企業が従業員に給与を支払う際、所得税を源泉徴収しています。源泉徴収は、支給前の給与から所得税を差し引いて企業が従業員の代わりに納税する制度です。従業員が退職する際には、企業は源泉徴収票を発行する義務があります。源泉徴収票にはその年に支給された給与額や源泉徴収額・その他控除額などが記されています。すぐに転職する際には源泉徴収票の提出が必要になるため、大切に保管しておく必要があります。

年金手帳

年金手帳も退職時に受け取る書類です。年金手帳は、公的年金に関する情報が記載されています。発行された年度によって表紙の色が異なります。就職する際には、厚生年金保険の資格取得手続きを企業が行うため国民年金の基礎年金番号を企業から求められます。その際に年金手帳を預けている人もいるはずです。企業によっては番号をコピーした後にすぐ返却しているところもあるため、手元にない場合は預けているかどうか確認するようにしましょう。

離職票や退職証明書

離職票や退職証明書も忘れずに受け取りましょう。離職票は、転職先が決まっておらず失業手当を受ける際に提出しなければいけません。また59歳以上の離職者には本人が希望するかどうかは関係なく離職票が発行されるようになっています。既に転職先が決まっている場合は、離職票が必要になることは殆どありません。退職証明書は、在籍していた企業を退職したという証明書です。労働者が退職した際に必ず発行するものではありませんが、労働者から求められた場合は発行しなければなりません。

健康保険被保険者証

退職時には、健康保険被保険者証を忘れずに返却しましょう。健康保険被保険者証は、勤務先が加入している健康保険の被保険者を証明するための書類です。企業によって組合健保か協会けんぽのどちらに加入しているかは異なりますが、条件を満たす労働者は全て加入が必要です。しかし会社を辞める際には、健康保険被保険者証は必ず会社に返却しなければなりません。転職先が決まっていない場合は、任意継続制度を活用するか国民健康保険に加入する必要があります。

会社支給の身分証や備品

会社支給の身分証や備品も、退職時に返却が必要です。先述したように、会社から貸与を受けているものに関しては退職時に返却しなければなりません。企業によっては貸与しているものが異なり、返却を忘れてしまうとわざわざ郵送で返却しなければならない場合もあるため、退職日までに必ず返却しておくようにしましょう。返却すべきか迷うものがある場合は、とりあえず全て返却しておく事がオススメです。手元に資料などを残しておくと、後々トラブルに成る可能性もあります。

国民年金や健康保険の切り替え

退職後には、国民年金や健康保険の切り替えが必要です。企業で働いている間は、給与から年金や保険料が天引きされる仕組みになっていますが失業してしまうと自分で払うか家族の扶養に入り負担してもらうかの2択です。自分で納める場合は、住んでいる地域の役所で切り替え手続きが必要です。家族の扶養に入る場合は、家族に勤務先で手続きを行ってもらいます。健康保険を切り替える際は、3つの中から選びますが要件を満たしていれば任意継続被保険者制度の利用で従来と同じ保険に2年間加入できます。

失業手当の給付手続き

すぐに再就職しない場合は、退職後に失業手当の給付手続きが必要です。退職後にすぐ新しい企業に転職せず、再就職するまでに少し期間があり失業手当を受給したいと考えている場合は、管轄のハローワークで手続きを行います。給付を受けるためには、離職票・個人番号確認書類・身元確認書類を申請する必要があるため、忘れないようにしましょう。失業手当を受給するためには、要件を満たしていなければならず要件を満たしていると確認できれば、受失業手当を給することが出来ます。

住民税の支払い

住民税の支払いも退職後に必要な手続きです。企業で働いている場合は、住民税も給料から天引きされています。退職後は年金や保険料と同様に自分で払う必要がありますが、退職した日によって最終月に天引きされる金額が変わってくるため注意が必要です。6〜12月に退職した場合は退職月分まで天引きされ、翌月以降は自分で納めますが1〜5月の場合はまとめて給料から天引きされることになります。そのため退職する月によっては、住民税がまとめて引かれるので手取りが少なくなる可能性があります。

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退職時に会社から受け取った書類

転職時には、退職時に会社から受け取った書類が必要です。退職時に受け取った書類の内、雇用保険被保険者証・源泉徴収票・年金手帳を転職する企業に提出する必要があります。これらの3つの書類は必ず申請しなければならないため、無くしてしまわないようきちんと保管しておきましょう。また企業によっては退職証明書の提出を求められる場合もあるため、事前に提出が必要な書類を転職先の企業へ確認しておくことが大切です。源泉徴収票も年末調整などで必要になるため、発行に時間がかかる場合などは伝えておくようにしましょう。

退職後に準備する書類

転職時に必要な書類で、退職後に準備するものは転職先から提出を求められている書類です。給与所得者の扶養控除等(異動)申告書・健康保険被扶養者(異動)届・給与振込先同意書などの書類は、新しく入社する人の殆が提出を求められます。企業によっては半年以内の健康診断書や身元保証書・入社誓約書などを求められる場合もあります。資格を持っている場合は、その資格の証明書などの提示を求められる可能性もあります。辞めた企業に発行してもらう書類がある場合は、早めに相談しておきましょう。

スケジュールを立てる

退職をスムーズに行うためには、スケジュールを立てましょう。企業としても従業員1人が辞めてしまうと、辞める人のタスクの割り振りや人材補充など行わなければならない作業が増えるため、あまりギリギリに伝えてしまうと退職を慰留されてしまう可能性もあります。退職の決意が固く、自分が考えている退職日までに退職したい場合は、退職日から逆算してスケジュールを立てておきましょう。なるべく1ヶ月以上前に退職の意志を伝えることで、引き継ぎや人材補充を行える猶予ができます。

チェックリストを作成する

退職をスムーズに行うためのポイントは、チェックリストを作成することです。次に働く場所を決めずに辞めた場合は、急ぐべき手続きなどはあまりありませんが、すぐに次の会社が決まっている場合は提出書類などが多いため何かを忘れてしまう可能性もあります。返却する書類や備品、受け取る予定の書類・次の会社に提出しなければならない書類などはチェックリストなどを作成して確認することでヌケモレをなくすことが出来ます。スムーズに退職し、トラブルなどに発生させないためにもリスト化しておくことがオススメです。

年末調整や確定申告のタイミングを把握しておく

年末調整や確定申告のタイミングを把握しておくことも、退職をスムーズに行うためのポイントです。基本的に次の会社が決まっており、書類が揃っている状態であれば年末調整なども次の会社で対応してもらえます。しかし辞めるタイミングが年末などで源泉徴収票の発行などが間に合わない場合は自分で確定申告を行わなければなりません。年末調整や確定申告がいつなのかを把握できてなければ、準備を急いで行わなければならずミスをしてしまう可能性もあります。余裕を持って時期などを把握しておきましょう。

退職に必要な書類を確認し円滑に手続きを進めよう

退職時に受け取るものや、退職後の手続きなどについて解説しました。退職後に別の企業に転職するのか、しばらく再就職は行わないのかによっても自分で行わなければならない手続きは異なります。退職は手続きや必要書類も多いため、時間に余裕を持つことが大切です。そのためにも、退職したい日から逆算してスケジュールを立てることやチェックリストを作っておくことで、スムーズに退職を行うことが出来ます。退職に必要な書類を確認して、円滑に手続きを進めていきましょう。